Agile functioneel beheer
Maakt Agile de functioneel beheerder overbodig?
Door Rini van Solingen & Daniël E. Brouwer
Crossfunctionele teams zijn de norm in organisaties waar Agile wordt gewerkt. Van functioneel beheerders wordt dan verwacht dat zij deel gaan uitmaken van die teams. Maar hoe werkt dat dan? Wat betekent dit voor de functioneel beheerder en wat vraagt dat van zijn of haar competenties? Of gaat functioneel beheer door Agile zelfs helemaal verdwijnen? Of bestaat er straks iets van agile functioneel beheer?
Door de toenemende eisen rond snelheid en flexibiliteit pakken veel organisaties Agile op. Niet alleen binnen IT, maar als werkwijze voor de gehéle organisatie. Dan wordt de structuur dusdanig gekanteld dat de organisatie bijna volledig bestaat uit crossfunctionele en multidisciplinaire agile teams. Van die teams wordt verwacht dat zij alles zelf doen – dus ook de beheertaken. Traditioneel waren die werkzaamheden meestal belegd in aparte teams of afdelingen.
Wat betekent de Agile transformatie?
Wat betekent een agile transformatie voor de functioneel beheerder? Deze vraag is generiek en geldt eigenlijk niet alleen voor functioneel beheerders maar voor alle functies die rond een specifieke competentie zijn gebouwd. Denk bijvoorbeeld aan testers, technisch beheerders, projectmanagers of programmeurs. Voor elk van hen geldt dat de competentie leidend wordt, niet de baan. Een agile team doet én ontwikkelwerk én testwerk én releasewerk én functioneel beheer. De functie van functioneel beheerder wordt daardoor: teamlid. En de som van alle competenties van die teamleden maakt het gezamenlijke vakmanschap van een team. Functioneel beheer is daarmee een van de vele competenties binnen een agile team.
Overbodig of niet?
Wordt de functioneel beheerder daardoor overbodig bij Agile? Gaat de functie van functioneel beheerder wellicht zelfs helemaal verdwijnen? Het antwoord op deze vragen is niet eenduidig. Ja, er blijf behoefte aan mensen die de competenties hebben die nu bij functioneel beheerders liggen. En ja, ook agile teams hebben behoefte aan die competenties. Zeker als hun focus ligt op diensten, processen of systemen waar direct contact is met gebruikers. Dus nee, de functioneel beheerder hoeft zich géén zorgen te maken over de eigen relevantie. De functioneel beheerder staat midden in de organisatie en hoort, ziet en weet veel. Een functioneel beheerder kent het krachtenveld, heeft relaties met veel belanghebbenden en weet daardoor op een handige manier veranderingen te realiseren. Hierdoor is een functioneel beheerder een waardevolle aanwinst voor elk agile team.
Tegelijkertijd zal deze functioneel beheerder wel gaan werken in een andere dynamiek. Want op bovenstaande vragen zal het antwoord ook zijn dat door de opkomst van Agile het functiehuis gaat versimpelen. Dat specialistische functies verdwijnen. Op termijn is het te verwachten dat dit ook gaat gelden voor de functie van beheerder. Die zal veel meer opgaan in de functie van teamlid, engineer. Misschien spreekt men in de toekomst alleen nog over de rol van: developer.
Van die developer worden dan wel meer en bredere competenties verwacht. Vandaar dat die worden gecombineerd in agile teams. In deze teams is altijd plaats voor diegenen die nu de functie van functioneel beheerder op hun LinkedIn-profiel hebben staan. Dat betekent echter ook dat er andere zaken van hen worden verwacht. Het is raadzaam voor de huidige functioneel beheerder om nu al te starten om daaraan te werken. Kortom, in een wendbare, digitale wereld waar we gebruikers zo snel mogelijk waarde willen bieden, is functioneel beheer belangrijker dan óóit tevoren. Zelfs zo belangrijk dat we het niet alleen aan de functioneel beheerder moeten overlaten.
“De functioneel beheerder hoeft zich geen zorgen te maken over de eigen relevantie.”
Wat doet een functioneel beheerder precies?
Een functioneel beheerder is er binnen een organisatie voor verantwoordelijk dat de informatievoorziening zo efficiënt en effectief mogelijk wordt gebruikt door – en wordt ingericht voor – de gebruikers. Dat betekent dat de functioneel beheerder een intermediair is tussen IT en de business. Zonder goed werkend functioneel beheer worden systemen niet of niet goed gebruikt bij de uitvoering van het primaire proces in een organisatie. Wat het takenpakket van de functioneel beheerder betreft zijn er drie verantwoordelijkheidsgebieden:
- Ondersteunen. Zorgen dat de IT goed kan worden gebruikt door de organisatie en dat het veilig en betrouwbaar werkt.
- Regisseren. Zorgen dat de IT goed wordt aangepast aan nieuwe of veranderende wensen van de organisatie.
- Verbeteren. Zorgen dat de verbeteringen ook daadwerkelijk worden ingevoerd en de gewijzigde IT ook goed wordt gebruikt.
7 handvatten om waardevol te zijn in een agile team
1. Sta open voor verandering
Schiet niet in de weerstandsmodus. Een valkuil is om je tegen de introductie van Agile te verzetten en de verantwoordelijkheid voor de operationele informatievoorziening bij jezelf te willen houden. Voor je het weet word je dan gezien als een remmende of blokkerende factor. De behoefte aan snelheid en flexibiliteit in combinatie met betrouwbaarheid en veiligheid is geen hype. Dit stopt niet en is ook niet tegen te houden. Verandering is de enige constante.
2. Plaats jezelf binnen het team
Het is slim om het functioneel beheer door een agile team zelf te laten doen. De feedbackloop van idee tot gebruiker wordt dan volledig binnen het team gebracht. Functioneel beheer hoort daar ook bij. Een functioneel beheerder kan daarom onderdeel uitmaken van een agile team. Een team kan echter alleen succesvol zijn als iedereen zich ook echt onderdeel voelt van dat team. Pas op om jezelf als functioneel beheerder buiten het team te plaatsen. Ga bijvoorbeeld niet telkens lunchen met de andere beheerders (je voormalige collega’s), maar doe dat met je eigen agile team. En als er behoefte is om kennis en vaardigheden te delen met andere functioneel beheerders, dan is dat prima. Start dan een beheerderscommunity of gilde zodat de specialistische kennis niet verdwijnt. Want dat is niet de bedoeling.
3. Spreek de taal van de ander
Als functioneel beheerder ben je gewend om je communicatie aan te passen aan andere belanghebbenden. De ene dag zit je met een eindgebruiker, de andere dag met een leverancier. Zorg er nu ook weer voor dat je het agile taalgebruik onder de knie krijgt. Dat maakt je effectiever in het team. En zorg daarna dat je teamleden dat ook ontdekken. Leer hen de taal te spreken van de belanghebbenden met wie jij veel contact hebt.
4. Werk aan je eigen T-profiel
Van leden van een agile team wordt een T-profiel verwacht: diepe kennis op een specifieke competentie, aangevuld met brede kennis in enerzijds de andere competenties van het team en anderzijds samenwerkingsvaardigheden. Traditioneel is een functioneel beheerder iemand die vele rollen vervult: van probleemoplosser tot implementatiespecialist. Echter, functionele kennis van de applicatie is niet meer voldoende. Van een functioneel beheerder wordt verwacht dat deze ook beschikt over de inhoudelijke competenties op de horizontale as van de T binnen diens agile team.
5. Zie functioneel beheer als een activiteit
Veel van de taken die een functioneel beheerder dagelijks uitvoert, zijn over te dragen. In principe zou elke functioneel beheertaak door alle teamleden opgepakt moeten kunnen worden. Als functioneel beheerder ben je gepokt en gemazeld als het gaat om opleiden. Deel jouw kennis met je teamleden. Zorg dat ze jouw werk ook kunnen doen, zodat jij tijd krijgt om hen te helpen. Hoe minder functioneel beheer nodig is, hoe beter. Probeer typische beheertaken weg te automatiseren. En dat kan, want er zitten developers in je team.
6. Leer jouw team jouw trukendoos van sociale vaardigheden
Doorgaans zijn functioneel beheerders goed in communicatie. Zowel qua luisteren als qua doorvragen. Ook voor het verbeteren en dus veranderen van de gebruiker, heeft de functioneel beheerder veel vaardigheden. De
directeur of die ene lastige gebruiker vragen elk om een eigen aanpak. Wees de oren en ogen van je team, je kent immers je pappenheimers. Niet alle programmeurs en testers blinken uit op dit vlak. Help je teamleden daarmee en leer hen jouw trukendoos. Voorkom dat jij de enige contactpersoon bent van het team.
7. Vertegenwoordig de stem van de gebruiker
Veel functioneel beheerders komen rechtstreeks uit de organisatie. Door deze kennis, ervaring en het netwerk kun je helpen om de afstand met de business drastisch te verkleinen. Jij kent de organisatie immers vaak veel beter en weet wie je moet bellen bij een praktische vraag. Pas wel op dat dit ook tot het takenpakket van de product owner behoort – ga dus niet op zijn of haar stoel zitten. Of misschien ligt daar wel jouw doorgroeipad: van functioneel beheerder tot product owner. Zo’n gek idee is dat niet!
