Robuust functioneel beheer: een verantwoordelijkheid voor het hele team
De wereld waarin functioneel beheerders vandaag de dag opereren, wordt vaak beschreven als een VUCA-wereld. Dit acroniem staat voor Volatility (vluchtigheid), Uncertainty (onzekerheid), Complexity (complexiteit) en Ambiguity (dubbelzinnigheid). Deze kenmerken maken het uitdagend om veranderingen te voorspellen, relaties te begrijpen en te navigeren door steeds veranderende omstandigheden.
Robuust functioneel beheer
Om succesvol te zijn in deze context is robuust functioneel beheer van vitaal belang. Maar in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is robuust functioneel beheer niet alleen de verantwoordelijkheid van managers of teamleiders. Het hele team moet robuust handelen om wendbaar en stabiel te blijven. Robuustheid is een teaminspanning, en in een VUCA-omgeving is het essentieel dat elk teamlid bijdraagt.
Zoals ik uitgebreid beschrijf in mijn boek Het Robuuste Team, is robuustheid meer dan alleen flexibiliteit of standvastigheid. Het gaat om de combinatie van beide.Elk teamlid draagt actief bij aan het succes en de veerkracht van het team. Ik heb dit boek geschreven omdat ik merkte dat veel boeken zich richten op de zachte kant van teams. Zoals vertrouwen en motivatie (de onderstroom), maar dat de harde, meetbare kant (de bovenstroom) vaak wordt genegeerd. Het goed organiseren van structuren, processen en resultaten zorgt voor een stabiele basis. Hierdoor zijn teams beter in staat zijn om hun doelen te bereiken, zelfs onder uitdagende omstandigheden.
Tips voor functioneel beheerders in een VUCA-wereld
- Betrek gebruikers vroeg in het proces: Door gebruikers al vroeg te informeren en te betrekken bij veranderingen. Zo verminder je de weerstand en verbeter je de acceptatie.
- Voer veranderingen stapsgewijs door: Incrementele aanpassingen zijn vaak gemakkelijker te implementeren en te managen dan grote, plotselinge veranderingen.
- Monitor prestaties continu: Door continu te monitoren, kun je snel reageren op afwijkingen en problemen oplossen voordat ze groter worden.
- Stimuleer zelfsturing binnen het team: Moedig teamleden aan om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun taken. Hierdoor zal de robuustheid van het team als geheel toeneemt.
Wat is robuustheid?
Robuustheid is het vermogen om onder veranderende omstandigheden stabiel te blijven zonder je doel uit het oog te verliezen. Dit betekent dat een robuust functioneel beheer team flexibel is wanneer het kan, maar standvastig wanneer het moet. Het team moet niet alleen voorbereid zijn op verandering, maar ook proactief kunnen handelen zonder de kernwaarden te verliezen. Dit zorgt ervoor dat teams zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden, een essentieel kenmerk van wendbare teams.
Een sterke metafoor voor robuustheid is die van een boom. De wortels van de boom vertegenwoordigen de stabiliteit van een robuust team: diep verankerd en stevig, zelfs tijdens de zwaarste stormen. Ze geven de boom, net als het team, een solide basis om op te bouwen. De stam biedt structuur en ondersteunt het geheel. De takken van de boom staan symbool voor flexibiliteit. Ze buigen mee met de wind zonder af te breken. Net als deze takken moet een team flexibel kunnen reageren op veranderingen, zonder de stabiliteit van de wortels – de kernwaarden en doelen – te verliezen. In Het Robuuste Team benadruk ik dat deze balans cruciaal is voor het succes van een team in een veranderlijke wereld. Teams die robuust zijn, weten wanneer ze moeten doorzetten en wanneer ze moeten aanpassen.
Robuustheid als gezamenlijke verantwoordelijkheid
Hoewel managers een rol spelen in het faciliteren van een robuust team, ligt de verantwoordelijkheid voor robuust gedrag bij iedereen. Elk teamlid moet actief bijdragen aan het handhaven van de robuustheid door verantwoordelijkheid te nemen voor zijn of haar eigen werk en voor de ondersteuning van collega’s. Dit vraagt om:
- Communicatie en samenwerking: In een robuust team is open communicatie essentieel. Teamleden moeten regelmatig informatie delen, elkaar op de hoogte houden van veranderingen en samen obstakels overwinnen. Dit versterkt de teamdynamiek en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft.
- Aanpassingsvermogen: Elk teamlid moet in staat zijn om met onzekerheid om te gaan. Dit betekent dat je actie onderneemt zonder altijd de volledige informatie te hebben. In een VUCA-wereld is het onmogelijk om alles te voorspellen, dus het team moet zich comfortabel voelen met het nemen van geïnformeerde risico’s. Dit vermogen is cruciaal voor effectieve verandermanagement.
- Zelfleiderschap: Robuust gedrag vereist dat elk individu binnen het team zelfsturing toont. Zelfleiderschap betekent dat je de verantwoordelijkheid neemt voor je eigen bijdrage, zonder afhankelijk te zijn van externe aansturing. Dit vraagt om het vermogen om proactief problemen te signaleren en op te lossen, door continu te leren en je aan te passen aan nieuwe omstandigheden. In de praktijk betekent zelfleiderschap voor functioneel beheerders dat je niet wacht op instructies van leidinggevenden, maar zelf stappen zet om bijvoorbeeld processen te verbeteren, gebruikers te ondersteunen of nieuwe technologieën te omarmen.
Voorbeelden van zelfleiderschap in een robuust functioneel beheerteam kunnen zijn:- Het signaleren van inefficiënties in een proces en voorstellen doen voor verbeteringen.
- Het volgen van trainingen om je eigen kennis up-to-date te houden, zonder dat hierom gevraagd wordt.
- Het nemen van initiatief om gebruikers beter te ondersteunen door een training of handleiding aan te bieden.
- Zelfleiderschap is niet alleen essentieel om het team wendbaar te houden, maar versterkt ook de robuustheid van het team als geheel. Wanneer elk teamlid verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar rol, vermindert de afhankelijkheid van directe sturing, wat ruimte geeft voor sneller en effectiever handelen.
- Wendbaarheid en flexibiliteit: In een veranderlijke omgeving moeten teams zich snel kunnen aanpassen. Dit betekent dat je als team keuzes maakt die ruimte laten voor verandering. Zoals een schaakgrootmeester zetten doet zonder zijn flexibiliteit te verliezen, moeten teams keuzes maken die meerdere mogelijkheden openhouden voor toekomstige veranderingen.
Robuust gedrag in een VUCA-wereld
Robuust gedrag is cruciaal om effectief te blijven in een VUCA-omgeving. Om robuust gedrag te vertonen, kunnen functioneel beheerders de volgende principes hanteren:
- Omgaan met onzekerheid: Je hoeft niet alle antwoorden te hebben voordat je actie onderneemt. Het is belangrijk om te handelen in onzekerheid en te leren van de uitkomst.
- Behouden van flexibiliteit: Laat ruimte in je plannen en beslissingen om snel te kunnen reageren op onverwachte veranderingen.
- Effectieve communicatie: Gebruik heldere en doelgerichte communicatie om anderen te betrekken bij veranderingen en je team te leiden door ambiguïteit heen.
- Politiek vaardig handelen: Weten hoe je samenwerkt en hoe je jouw acties afstemt op anderen in het team en de bredere organisatiecontext is essentieel. Dit is een belangrijk aspect van verandermanagement.
Goede timing: Weten wanneer je moet handelen en wanneer je moet afwachten is cruciaal in een complexe wereld.
In de VUCA-wereld kan een team alleen succesvol zijn als alle teamleden de verantwoordelijkheid nemen om robuust te zijn. Het is niet aan de manager of teamleider alleen om robuustheid te waarborgen; het is een gezamenlijke inspanning. Elk teamlid moet zijn of haar rol begrijpen, proactief handelen en bijdragen aan de stabiliteit en flexibiliteit van het team. Alleen door als eenheid te opereren, kan het team effectief blijven presteren, ongeacht de uitdagingen die op hun pad komen.
Net zoals een boom met diepe wortels en flexibele takken blijft staan in de zwaarste stormen, zo blijft een robuust functioneel beheer team stabiel en veerkrachtig in een veranderende wereld.
